ͯÑÕÊÓƵ

Bevarande – Arkivera

Med bevarande menas att arkivera för evig tid, till skillnad från att lagra (mer om det senare). Handlingar som beskriver projektets syfte och omfattning ska i regel bevaras, liksom publicerade avhandlingar och rapporter. Information om vad som ska bevaras finns i dokumenthanteringsplanen.

Data ska bevaras om de uppfyller något av följande kriterier:

• Inomvetenskapligt värde
• Värde för något annat forskningsområde
• Vetenskapshistoriskt värde
• Kulturhistoriskt värde
• Personhistoriskt värde
• Stort allmänt intresse

Det är prefekten som fattar det yttersta beslutet om data ska gallras (förstöras) eller bevaras. Beslutet, som bör fattas i samband med att forskningsprojektet avslutas, måste vara skriftligt och ska diarieföras. Handlingarna ska hanteras vid ansvarig institution.

Gallra

Gallra betyder att förstöra allmänna handlingar och får endast göras utifrån ett gallringsbeslut. Det är dokumenthanteringsplanen som utgör gallringsbeslutet.

Innan handlingar kan förstöras måste en viss tid ha passerat, en så kallad gallringsfrist. För forskningsdata beror tiden på typ av forskning och finansiering. För forskning som finansierats av EU-medel är fristen 17 år, medan läkemedelsforskning har en frist på 25 år. För övrig forskning gäller 10 år. Innan forskningsdata kan gallras måste de lagras.

Lagra

Med lagra menas att förvara data fram tills det att data gallras. Om uppgifterna ska gallras lagrar man dem så länge som anges av gallringsfristen. Om data ska bevaras, lagrar man dem för alltid. För digitala data avgör dess informationsklassning vad som är ett lämpligt lagringsmedium. Det är viktigt att det går att komma åt och kontrollera data under hela perioden det lagras. Analoga handlingar lagras i arkivboxar, i arkivlokal.

Ta backup (säkerhetskopiera)

När forskningsdata samlas in, bearbetas eller lagras måste det finnas tekniska lösningar som tar backup. Med jämna mellanrum ska en kopia på datamängden sparas ner och finnas tillgänglig ifall något skulle hända med uppgifterna under någon fas, så att arbetet inte går förlorat. Vid gallring försvinner även säkerhetskopian.

Läs mer om arkivering och om dokumenthanteringsplaner

Mer information om arkivering av forskningsmaterial hittar du i vanliga frågor och svar. Mer information om dokumenthanteringsplaner hittar du i anvisningar för dokumenthanteringsplan.

Vanliga frågor om arkivering av forskningsmaterial

Frågor och svar om arkivering och gallring av forskningsdata.

Dokumenthanteringsplan

I regelverket finns anvisningar för hur du hanterar dokument som rör din forskning.